Jakiś czas temu na fanpage mojego bloga podałam kilka propozycji tematów na bloga z prośbą o wybór najciekawszego. Pierwszy z tych tematów już opisałam, a teraz czas na kolejny, który dotyczy narzędzia Teamwork Project Manager pomocnego przy organizacji pracy zarówno dla siebie, jak i współpracowników.

Od razu napiszę, że nie wykorzystuję w pełni potencjału tego narzędzia. Dlatego skupię się na opisie tych opcji, które są dla mnie najważniejsze, wspominając jedynie pokrótce o pozostałych, które mogą być istotne dla Was.

TeamWork to system do zarządzania zadaniami, który ma zarówno darmowy, jak i płatne pakiety. Wszystkie pakiety są opisane na stronie www.teamworkpm.net/pricing, a linka do założenia darmowego konta trzeba poszukać na samym dole – konto takie ma spore ograniczenia, bo można na nim utworzyć tylko 2 projekty i mieć do wykorzystania zaledwie 10Mb miejsca, ale na szczęście może z nich korzystać nieograniczona liczba osób. Z kolei płatne konta zaczynają się od 12 a kończą na 149$, przy czym najtańsze zaczyna się od 5 projektów i 1Gb miejsca.

Czym są projekty, o których mowa w porównaniu pakietów? To zupełnie niezależne działy, do których można przypisać inne osoby, można do nich dodać inne listy zadań, notatników, plików, linków, a nawet inne logo. Podczas dodawania nowych osób, można nie tylko przypisać ich do wybranych projektów, ale także nadać im różne uprawnienia, np. administracyjne, albo częściowe, umożliwiające np. zarządzanie innymi osobami lub dodawanie kolejnych projektów.

Co istotne, można dodawać zarówno osoby, którym ma zostać założone konto i które mają mieć dostęp do projektów i wykonywać zadania, jak i dodać same dane kontaktowe, np. klientów. W drugim przypadku osoby te nie mają możliwości logowania do serwisu, bo ich dane są przechowywane jedynie w celach informacyjnych, aby w jednym miejscu zgromadzić wszelkie dane kontaktowe. Bez względu na rodzaj kontaktu, można przechowywać naprawdę sporo danych na temat dodanych osób, w tym numery telefonów, linki do profilów w serwisach społecznościowych, adres strony, można dodawać zdjęcia, nadać tytuł pracy i wiele więcej. System przechowuje również informację o logowaniach na każde konto.

Po dodaniu projektu, można włączyć następujące zakładki:

Zakładka, z której korzystam najczęściej, to „Zadania”. W jej ramach można dodać dowolną liczbę list projektów, następnie do każdej listy dodać zadania i podzadania. Poniżej można zobaczyć przykład takiej listy.

Przy każdym zadaniu znajduje się przycisk, po kliknięciu w który pojawiają się dostępne opcje takie jak uruchomienie licznika, zarejestrowaniu czasu (w przypadku tej opcji nie trzeba uruchamiać licznika i go wstrzymywać, aby zalogować czas, bo od razu wybiera się czas do zalogowania, np. 15 minut od 10:00 do 10:15) i wiele więcej opcji dostępnych również na poziomie edycji zadania. Na samym dole widać licznik i możliwość zaznaczenia, czy dane zadanie będzie osobno opłacane (tzw. fakturowanie). Można również spauzować licznik.

Fajną opcją jest możliwość wyświetlenia tylko zadań przypisanych do konkretnej osoby, dzięki czemu można od razu przejść tylko do swoich zadań, albo do zadań współpracownika. Na etapie dodawania zadania można przypisać 1 lub więcej osób, włączyć mailowe powiadomienie o zadaniu, ustawić planowany czas jego wykonania (od kiedy do kiedy), ustawić priorytet, dodać szczegółowy opis, załączniki i komentarze (można włączyć edytor WYSIWYG w komentarzach, przy czym do każdego z nich można dołączyć osobne pliki, do których dostęp jest również w zakładce „Pliki”).

Dla rodzaju pracy charakterystycznego przy pozycjonowaniu czy też prowadzeniu projektów takich jak szkolenia mailowe, wystarczy mi zakładka „Zadania”. Jednak przy zadaniach w dziale IT lepiej sprawdzi się planowanie pracy oparte głównie na zakładce „Etapy” (ang. Milestones) w połączeniu z typowymi zadaniami wykorzystywanymi np. do zgłaszania poprawek na etapie testowania zmian w serwisach, przy których również można ustalić procent realizacji oraz szacowany czas wykonania zadania. Tutaj muszę jednak odesłać do instrukcji na stronie www.teamworkpm.net/features-milestones, bo sama nie korzystam z tej opcji.

Kolejną ważną dla mnie zakładką jest „Czas” – zawiera ona dokładną rozpiskę logowanego czasu dla wybranej osoby, w wybranym okresie. To głównie dzięki temu mogłam sprawdzić, że pracując łącznie ok. 7 godzin (zazwyczaj od 9 do 16), przepracowanych mam jedynie (a może aż?) 5,5 godzin. Poniżej widać fragment takiej listy.

Na samym dole można znaleźć link umożliwiający eksport danych z wybranego zakresu do pliku. To na tej podstawie co jakiś czas sprawdzam, ile czasu zajęła praca nad wybranym klientem, konkretnymi działaniami oraz jak to się przekłada na uzyskany efekt. Pozwala to lepiej planować przyszłe prace, np. ograniczając czas poświęcany na zadania, które nie są efektywne.

TeamWork pozwala także na dodawanie notatników i komentarzy do nich. Można zatem w jednym miejscu trzymać najważniejsze informacje, albo rozpocząć dyskusję na wybrany temat z większą liczbą osób. Na pewno warto wniknąć w działanie zakładki „Płatności” – ja akurat nie miałam takiej potrzeby. Z tego co widzę, można przypisać stawkę godzinową dla wybranej osoby w projekcie, niestety nie można przypisywać (albo nie wiem, jak to zrobić) innych stawek w zależności od zadania albo klienta.

Podsumowując, dla moich potrzeb TeamWork sprawdza się świetnie, chociaż nie każdy musi lubić tak skrupulatnie logować czas pracy, ale wtedy można po prostu zrezygnować z logowania i ograniczyć się do oznaczania zadania jako zamkniętego w przypadku zakończenia prac nad nim. Z minusów, największym jest polskie tłumaczenie niczym z translatora, dlatego żeby nie psuć sobie pierwszego efektu, polecam pozostać przy angielskiej wersji. Od czasu do czasu zdarzają się też pewne niedociągnięcia, na które po prostu trzeba przymknąć oko. Sama z TeamWorka korzystam systematycznie od końca 2010 r. i na tyle się do niego przyzwyczaiłam, że te drobne błędy nie stanowią dla mnie żadnego problemu… aczkolwiek czytanie niektórych polskich tłumaczeń wywołuje uśmiech na mojej twarzy.

Osoby, które przekonałam do przetestowania serwisu, zachęcam do skorzystania z mojego linka polecającego (klik). Nie będę jednak namawiać do płatnej wersji, jeśli darmowa ma dla Was wystarczające limity. Zachęcam również do dzielenia się swoimi wrażeniami na temat tego narzędzia.